Les 12 travaux du généalogiste – #12 – Classez vos documents

Si vous avez suivi nos précédents conseils, vous avez pris soin de garder une « copie numérique » des informations que vous avez consultées lors de vos recherches sur votre généalogie. Si ce n’est pas – encore – le cas nous vous invitons à relire cette publication.

Disposer d’une copie est indispensable pour garantir l’existence d’une information (preuve) et pour s’y référer en cas de doute. Encore faut-il pouvoir retrouver l’information et cela est moins simple qu’il n’y parait…

Enregistrer les informations sous une forme numérique

Lorsque vous consultez une information, deux cas sont possibles :

• L’information est sur un document « physique » : lettre, actes mais aussi photos. Dans ce cas vous allez devoir effectuer vous-même la numérisation du document.
• L’information est sur un support numérique : scan de document, copie d’écran… Dans ce deuxième cas, vous allez devoir sauvegarder l’information déjà numérisée dans un fichier.

Le choix du format dans lequel vous allez sauvegarder l’information est très important car il va déterminer ce que vous pourrez faire de cette numérisation à plus ou moins long terme.

Utiliser un format exploitable pour vos recherches.

Le format du fichier obtenu découle souvent de la méthode avec laquelle vous avez obtenu l’information.

• Si vous consultez un registre, il s’agit d’un cahier composé de documents reliés et il ne vous sera à priori pas possible de placer une page sur la glace d’un scanner pour obtenir une image de qualité. Vous obtiendrez peut-être l’autorisation d’utiliser un scanner « manuel » que l’on passe sur la feuille. Dans la plupart des cas, la seule solution sera la prise d’une photo qui vous donnera une image plus compliquée à traiter ensuite (courbure du papier, taches d’encre par transparence, parties masquées par les coutures…).
• Si vous consultez un acte isolé, il est probable qu’il s’agira d’une copie que vous pourrez scanner.

Dans ces deux cas le résultat obtenu est une image qui est difficile à exploiter ensuite notamment pour les documents manuscrits puisque les technologies actuelles ne permettent pas encore de les retranscrire en texte dactylographié. Pour les images qui correspondent à des photos de pages de documents, nous conseillons donc de les retranscrire à minima pour les informations principales qu’ils contiennent : date, lieu, événement et personnes citées. Vous obtiendrez alors un document annexe dans un format utilisable pour les recherches sur les noms ou lieu ou dates.

L’idéal est donc de travailler à partir de documents numérisés par leurs auteurs (en général au format PDF). Le format PDF a été conçu à une époque où le transfert de fichier entre deux personnes obligeait à des acrobaties pour arriver à lire le fichier transmis, les logiciels étant peu compatibles entre eux. Le format PDF garanti l’affichage et l’impression d’un document sans utiliser d’application pour le transformer.

A contrario, les outils tels que Google Docs, Microsoft Word et dérivés comme Open Office – même s’ils ont fait des progrès notables – peuvent altérer le document du fait des formats utilisés.

Utiliser un format pérenne pour vos recherches.

S’il est indispensable de choisir un format exploitable, il est important de choisir le « bon » format, c’est-à-dire celui pour lequel vous êtes sûr de pouvoir le consulter dans quelques années.

Evitez d’utiliser une application qui produit des fichiers dans un format « propriétaire » car rien ne vous garantit que cette application soit encore utilisable dans quelques années. Privilégiez les applications qui peuvent vous fournit un résultat dans l’un des formats standards :

• Texte sans mise en forme : txt ou PDF.
• Texte avec mise en forme : PDF.
• Image : png, svg, gif.
• Vidéo : avi.

Ce ne sont peut-être pas les formats les plus sophistiqués mais ils devraient être utilisables encore de nombreuses années.

Nommez et classez vos documents

Maintenant que vous avez choisi le format numérique le plus adapté à vos travaux, ne négligez pas deux points essentiels :

• Nommer le document de tel façon que vous pourrez savoir ce qu’il contient sans devoir l’ouvrir.
• Classez le document selon un plan qui vous permette de le retrouver facilement.

Comment nommer les documents ?

Vous avez déjà probablement vos habitudes et – à priori – aucune pratique n’est idéale. Nous en citons une ici qui retiendra peut-être votre attention.

Puisque les ordinateurs permettent désormais de nommer les fichiers avec plus de 8 caractères, autant en profiter pour être clair ! Nous vous conseillons d’indiquer :

• Le nom en lettre majuscules.
• Les prénoms.
• L’année.
• Le type d’information.
• Le lieu.

Placer un séparateur comme le soulignement « _ » (touche 8 de votre clavier) permet de mieux voir les différentes informations. Evitez le tiret utilisé pour les noms composés.

Placez bien les informations dans cet ordre puisque votre ordinateur peut très facilement classer les fichiers par ordre alphabétique.

Pour sauvegarder par exemple le scan de l’acte de naissance de Jean Paul MARTIN, né le 8 février 1950 à Paris, vous pouvez utiliser cette notation « MARTIN Jean Paul _ 1950 _ Acte naissance – Paris ». Ainsi vous saurez directement de quoi il s’agit.

Comment classer les documents ?

Placer tous les fichiers dans un même répertoire n’est pas une bonne solution : humainement il est laborieux de parcourir une liste de plusieurs dizaines de fichiers et techniquement votre ordinateur sera plus long pour afficher cette liste.

Là aussi, vous avez déjà probablement vos habitudes et – à priori – aucune pratique n’est idéale. Une bonne pratique consiste à structurer le classement de façon hiérarchique sous forme de dossier et sous-dossiers comme suit :

• Un dossier (répertoire) « racine » correspondant à une généalogie : par exemple « Généalogie MARTIN ».
• Des sous-dossiers (répertoires) optionnels correspondant aux branches (si vous travaillez avec cette notion), par exemple : « Branche DUPONT ». N’utilisez la notion de branches que si vous l’utilisez dans le cadre de vos recherches.
• Des sous-dossiers (répertoires) pour chaque individu.

Pour ce dernier niveau, nommez votre dossier comme suit :

• Le nom en lettre majuscules.
• Les prénoms.

Si vous avez plusieurs individus ayant les mêmes noms et prénoms, ajoutez entre parenthèse l’année de naissance et celle de décès) : par exemple « MARTIN Jean Paul (n1950_d2022) ». Placez dans ce dossier tous les documents numérisés y compris ceux des conjoints ou conjointes.

Comment retrouver les documents ?

La méthode de classement proposée permet un accès simple et naturel aux fichiers et leurs nommages permettent de savoir de quoi il retourne.

Vous aurez peut-être envie d’utiliser la recherche proposée dans votre explorateur de fichier. Celle-ci n’est pas toujours très performante et elle ne permet pas toujours de chercher dans le contenu des fichiers.

Il existe des outils libres (Open source) et gratuits capable d’indexer une grande quantité de répertoires et de retrouver un fichier quasi instantanément par son nom, mais aussi son contenu. Nous conseillons l’utilitaire « Everything » qui s’acquitte très bien de ce travail.